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第一章别说你会开会开会是门技术活儿（第1页）

第一章别说你会开会，开会是门技术活儿

时下，开会之风似乎很是盛行。开会自然好处多多，开会有利于我们作出正确的决策，有利于信息的传达，也有利于意见的整合。但是你真的会开会吗?如何提高开会效率和决策率，避免无意义做功?哪些会议是必须要进行的，而那些会议则可以取消?最佳开会时长为多少分钟……看来，开会并不是一件简单的事情，只有掌握相关的知识，才能把会议开得好、开的有效率。

开会不是目的，解决问题才是根本

开会是现代人群体沟通最主要的形式，看似是最简单、最基本的事情，却是人们一生参与最多的活动之一，也是衡量现代文明程度最重要、最简便的标准之一。

开会到底有什么用？有人说解决问题。其实开会解决不了具体问题，具体问题要到实践中去解决，开会是解决人在观念上态度上的问题。开会不能当饭吃，也不能当枪使，但开会可以厘清使命、制定规划、统一认知、凝聚人心。

其实，开会就是经营，就是管理。开会经营的是人心，管理的是团队。可惜不是所有的组织或企业都会开会，在会议管理上多数不太用心。有的很少开会。有一个贸易公司的老板说，他一年开不了几次会。大家都挺忙，各干各的，没事一般不开会，不知道该公司“有事”开会时讨论的是什么事。一个组织没有思想上的交流，如何持续成长？都等有了事再开会，就太晚点了！有的不会开会。事先没有充分准备，想起来就开个会，说起来漫无边际，散会后没有结果。尤其是有的领导喜欢一言堂，一个人一讲几个小时，大家只有恭听的份儿，听完了就下课。这样的会开不开两可！有的没有管理。

一家族企业召开会议，商讨家族企业“改制”事宜，男女老少来了一大帮，主席台上坐的均是上了年岁的家族重要成员，有董事长、总经理和各常务董事；台下坐的除了该家族的其他成员外，还包括若干个该家族企业聘用的专业技术人员。会议开始，董事长发话：现在我们的企业做大了，企业发展和管理遇到了瓶颈，专家学者跟我说要想把企业继续做大做强，家族企业必须改制为“现代企业”，应该聘请专业人士来当企业的总经理和各部门负责人，这就是“企改”。今天把大家叫来就是商量这个关系到我们家族前途命运的大事，请大家都表表态。董事长话音刚落，台上台下的家族成员就炸开了锅似的争相发言，纷纷表示家族企业是老一辈拼死拼活打下的天下，是本家族每个成员的**，在领导权和管理权的问题上决不允许外人染指，否则就是背弃先人、背叛家族，就是走死路、邪路和不归路。见此阵仗，坐在台下的几位被聘用的专业技术人员大失所望，但又不敢开口说话，只是用眼盯着台上台下这帮家族成员，心里暗想：他们把企业看作是家族的，而不是社会的，无非是既得利益和自私自利之心使然，但想想也正常，谁愿意把到嘴的肥肉吐出来呀，谁又乐意将既得利益与人分享呢？再者，让他们交出企业管理权，你叫这帮上了岁数的家族成员干什么好呢，他们又能干什么呢？会议结果是继续先辈的家族事业，企业所有管理职位仍由本家族成员担任，不许外人插手，今后决不允许“改制”的杂音在家族企业里出现，家族企业既不走过去小作坊式的老路，也不走踢开家族成员而由外人插足管理的邪路。

开会本来的目的是为了解决问题，问题得不到解决和处理，这样的会议开和不开一个样。

开会，便是召集若干人议事，通过会议解决问题，安排工作，制定计划和决策，推动项目最终达成目标。但是，我们在现实中看到很多会议，都是上级开了下级开，讲的都是一个内容，一个道理，更有甚者，会议内容没有任何实质性的意义，或者开了以后就没有了下文，开了等于白开。类似这种会议不但浪费财力物力时间，更使人产生了厌烦情绪。

要使开会的意义值达到最大化，就应该摈弃官僚作风，建立起良好的会议文化，开有准备的会，没有准备的会议直接取消；开有主题的会，有针对性的围绕主题开展深入的调查研究后才会得出最佳方案，让与会者直接融入到会议的主题当中，有所想，有所思；开有纪律的会，制定惩罚制度，任何部门任何人不得因为任何理由而迟到早退，态度散漫；开有结果的会，开会的目的就是解决问题，会议如果没有达成结果，将是对大家时间的浪费。开会不落实等于零，落实不检查等于零，检查出问题不追究也等于零，只有会后追踪、有始有终开会才有意义，不然，有那时间还不如认真研究自己的工作，使自己的工作效率更上一层楼，甚至还不如美美的睡一觉，养足精神干实事。

对任何一个组织来说，会议都是十分重要的，需要对会议进行管理。首先要建立起一个会议系统，设计一套不同时间召开、不同人员参加、不同层面组织的各种会议，明确每种会议的目的职能、召开的频率时间和开会的方式方法。形成会议制度后，认真执行，并要不断评估、研究和创新，追求会议效率和效果。人们常常说，看一个组织如何开会，可以看到一个组织的文化。表面上看是组织会议的安排，会议的内容，会议的氛围，但其背后就是这个组织的价值观，会议文化一定是组织文化的一部分。

总之，会不能不开，但不能乱开，它是管理的重要部分。会议本身也需要管理，千万别拿开会不当事儿，它很重要也很有用！

小贴士

开一个有效会议需要注意的问题：

1．会议的根本目的：开会不是走形式，也不是完成任务，会议的根本目的是要解决问题。

2．会议决议的形式：开会的目的是要解决问题，那么会议要会而要议，议而要决。

克服紧张，敢于在会议上发言

这是一个部门经理的自述：

一年前的一次汇报，不知道为什么，我突然特别特别紧张，心慌的喘不过气来，虽然通过不断的吞咽口水克服了紧张情绪，可是却在我心里留下了深深的阴影。

后来职务升迁，当了部门经理，新的岗位需要经常开会发言，我现在感觉自己已经有心理障碍了，一听到开会两个字就紧张害怕，即使是四五个人的小会，平时都是很熟的同事，我也紧张的说不出话来，说两句就觉的心慌的厉害，嗓子死死的哽住了，再也说不下去了，于是只好草草收场，逃回到自己的座位上才感到安全了。

一说到开会发言，有很多人就底气不足、需要发表意见的时候能躲就躲、说起话来磕磕巴巴……造成这种情况的原因，多是因为小心谨慎，害怕自己出错误，不自觉地逃避这种容易出现漏洞的情景，久而久之，变成了“恐惧”心理。可是，如果长期缺乏沟通，不仅影响自信心，还很可能失去很多宝贵的机会，陷入恶性循环。

李开复被公认为是现今的青年创业导师。但他刚加入微软时，在开会时从不轻易开口说话，担心说错话，因为在座的都是如比尔·盖茨这样的大人物。

有一次，李开复参加了一个10多人的小型会议。比尔·盖茨召集大家共同探讨微软的改组问题，并要求每个人都要发言。

轮到自己发言时，李开复想：事到如今，与其畏畏缩缩不敢说话，不如直接说出自己的真实想法，于是他说道：“微软是世界IT（信息技术）行业的领军巨头，我们拥有智商最高的员工，效率却比任何公司都要低下。不断企图改组公司是问题的根本原因，公司领导每天想的是内部斗争，却从没有考虑过员工的感受。在这样随时可能动**的环境下。员工根本没有心思安心工作。因而，其他公司员工的智商叠加，产出高效，而我们员工的智商在不断消减……”

他话音落后，全场鸦雀无声。之后，李开复收到很多同事的电子邮件，称赞他的胆量，说他说出了他们敢想不敢说的事实。

结果，比尔·盖茨不但没有责怪李开复，反而接受了他的建议，不仅搁置了公司的改组方案，还在与公司其他领导层开会时引用了李开复的话，让大家把思维从怎样改组公司放到建设公司文化上来，让员工充分发挥才智，积极工作。

自那以后，李开复得到了比尔·盖茨更多的重视和了解，他在微软的事业轨迹也有了巨大的转变。

职场是员工表现自己的舞台，你是否有勇气在说出自己的看法，能否得到领导的欣赏与重用，关键就在于你是否足敢于和领导对话。李开复正是因为敢于在会上发言，获得了比尔·盖茨的重用，为自己的事业打开了局面。

其实，人人都可能在说话前后或说话过程中出现紧张、恐惧心理；即便演说专家、能言善辩者也不例外，都是从无数次失败经验中才获得了勇气，掌握了大胆说话的技巧。那么，如何克服开会发言的恐惧心理呢？按照以下几点建议去做，你就能泰然处之，游刃有余。

1。放松自己

有些人在说话时特别紧张，大都是由于他们说话时呼吸紊乱，氧气的吸入量减少，头脑一时陷入痴呆状态所致。

说话时发生不正常情况通常都是这样的顺序：怯场——呼吸紊乱——头脑反应迟钝——说些支离破碎的话。要克服这些不正常情况，就要学会如何调整呼吸。

说话时全身要尽量放松，静静地做几次深呼吸，吐气时可以略微用点力。这样一来，人的心里就会获得一份踏实感。

2。不要给自己反面的刺激

在讲话过程中还应尽量避免令自己不安的反面刺激，比如，总是设想自己会犯语法错误，或总担心自己会突然停顿下来，讲不下去了。这些反面刺激，很可能会动摇你的信心。因此，在开口时，最重要的是把注意力从自己身上移开，或集中精力听别人怎么说，避免不必要的紧张感。